Zásady zpracování osobních údajů

Město Horšovský Týn jako územní samosprávná jednotka založená v souladu se zákonem o obcích se sídlem nám. Republiky 52, 346 01, Horšovský Týn, IČ: 00253383, DIČ: CZ00253383 jako správce osobních údajů dle NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jako „GDPR“ nebo „Nařízení“) vydává tyto Zásady zpracování určené subjektům údajů, jejichž osobní údaje Město Horšovský Týn zpracovává.

Kontaktní údaje na Pověřence pro ochranu osobních údajů: email dpo@muht.cz

Kontaktní údaje Město Horšovský Týn

• Adresa: nám. Republiky 52, 346 01, Horšovský Týn
• Telefon: 379 415 111
• e-mail: posta@muht.cz, epodatelna@muht.cz (e-podatelna)
• datová schránka: zgibvyv

Město Horšovský Týn považuje ochranu osobních údajů za nedílnou součást svých povinností vůči všem kategoriím subjektů údajů - žadatelům, účastníkům řízení, klientům, přestupcům - občanům, zaměstnancům, uchazečům o zaměstnání, ale i zástupcům dodavatelských a odběratelských firem nebo návštěvníkům města. Ochraně osobních údajů věnujeme náležitou pozornost a při zajištění ochrany osobních údajů jednáme v souladu s právními předpisy.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v rámci Vašeho kontaktu s MěÚ Horšovský Týn. Naleznete zde informace o právním základu (důvodu), k jakým účelům údaje zpracováváme, zda je někomu předáváme a jaká máte v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů práva. Považujte tedy prosím tento dokument za důležitý zdroj informací o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje.

Jaké osobní údaje zpracováváme?

Zpracováváme následující osobní údaje:

1. Adresní a identifikační údaje – jedná se zejména o jméno, příjmení, adresu, datum narození, telefon, popř. e-mail a podpis přímo Vás – nejčastější údaje vyplňované při žádostech a jednání s úřadem

2. Údaje o vzdělání, dosavadní praxi, odborných zkouškách (související s výkonem práce) – pokud jste uchazečem v řízení o výběru nejvhodnějšího uchazeče na úřednické místo kvůli zařazení do platové třídy/stupně

3. Údaje o zákonných zástupcích a rodinných příslušnících, popř. odpovědném zástupci – adresní a identifikační údaje na zákonné zástupce, rodinné příslušníky nebo osobu, která zaštiťuje podnikání svou odborností

4. Obrazový záznam – fotografie zpracovávané Organizací zpravidla zpracováváme s Vaším souhlasem

5. Obrazový a zvukový záznam – videozáznam se zvukem zpracovávaný Organizací zpravidla zpracováváme s Vaším souhlasem

6. Platební údaje – údaje o číslu účtu, bance popř. další údaje pro platební styk s městem

7. Biometrické údaje – otisk prstu, podpis v agendě občanských průkazů a pasové agendě

8. Bytové poměry, finanční situace, údaje o rodině, zdravotní stav – v rozsahu potřebném pro posouzení situace a poskytnutí pomoci na úseku poskytování sociální péče a sociálních služeb

Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

Nejčastějším účelem zpracování jsou agendy v rámci činností a úkolů, které Město Horšovský Týn zabezpečuje a které patří buď do oblasti samostatné působnosti obce, nebo do oblasti přenesené působnosti obce. Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpravidla vykonávány bez Vašeho souhlasu na základě právní povinnosti (GDPR, čl. 6, písm. c).

Jedná se o činnosti, které jsou v zájmu obce a jejích občanů a které nevykonává kraj nebo správní úřady státu a jedná se typicky o činnosti obci uložené zákony – buď přímo nebo jako úkol nebo oprávnění takovou činnost vykonávat. Jedná se o hospodaření s městským majetkem, správu místních komunikací a veřejných prostranství, územní plánování nebo péči o rozvoj kultury a sportu na místní úrovni, vedení evidence obyvatel, vedení matriky, vydávání občanských průkazů a cestovních dokladů, evidence vozidel, agenda řidičských oprávnění a evidence řidičů, správa živnostenského rejstříku a živnostenská kontrola, úkony podle stavebního zákona, odpadové a vodní hospodářství, ochrana ovzduší a ochrana přírody a krajiny, projednávání přestupků a ukládání správních trestů za jejich spáchání a také stanovení sazeb a vybírání místních poplatků.

Konkrétně se jedná o účely zpracování Osobních údajů:

• Agenda na úseku živnostenského podnikání, živnostenský rejstřík
• Agenda na úseku stavebního řádu
• Agenda na úseku územního plánování
• Agenda silničního správního úřadu
• Agenda odpadů (uzavírání smluv s podnikateli - město jako původce o vývozu popelnic)
• Dopravně správní agenda – registrace autoškol, odborná a profesní způsobilost
• Dopravně správní agenda – registr řidičů
• Dopravně správní agenda – registr silničních vozidel
• Agenda taxislužby

Výkon státní správy na úsecích:

• vodní hosp.
• ochrana ovzduší
• ochrana přírody a krajiny
• ochrana ZPF
• správa lesů
• správa myslivosti
• správa rybářství
• rostlinolékařská péče
• ochrana zvířat proti týrání
• odpadové hospodářství

Agenda osobních dokladů (občanské průkazy, pasy)

• Evidence obyvatel
• Výkon matriční agendy
• Vidimace, legalizace
• Agendy služby CzechPOINT
• Zajištění voleb, referend, sčítání lidu

Přestupkové řízení na úseku dopravy, mimo úsek dopravy, na úseku živnostenského podnikání

• Evidence zemědělských podnikatelů podle zákona 252/1997 o zemědělství
• Platební styk
• Pracovněprávní agenda (zaměstnanci, dohody mimo pracovní poměr)
• Agenda škol v samostatné působnosti
• Agenda sekretariátu/podatelny
• Provozování kamerového systému
• Agenda uveřejňování povinných informací a informací dle zákona 106/1999 Sb. a Zákona o registru smluv č. 340/2015 Sb.
• Agenda krizového řízení a obrany

Činnost Klubu společenských akcí - životní události občanů (vítání občánků, výročí svatby, životní jubilea)

• Agenda na úseku státní památkové péče

Městská policie - úřední záznamy o provedených zákrocích a úkonech a evidence pokutových bloků

• Agenda sociálně-právní ochrany dětí
• Agenda na úseku sociální péče a sociálních služeb

Pořízení investice města

• Uzavření smluv
• Evidence nálezů a ztrát
• Parkovací karty
• Dotace EU, národní, krajské

Správa a zajištění dostupnosti IT

• Agenda služebních telefonů
• Vedení seznamu kontaktů
• Pečovatelská služba, dům s pečovatelskou službou
• Agenda stížností a podněty (správní řád), petice
• Informovanost občanů

Osobní údaje uchazečů o zaměstnání, zaměstnanců, dodavatelů a odběratelů jsou zpravidla zpracovávány za účelem agendy výběrového řízení na zaměstnance, povinností vyplývajících z pracovněprávního poměru (popř. dohod konaných mimo pracovní poměr) a plnění povinností vyplývajících z uzavřených smluv. Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpravidla vykonávány bez Vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy nebo právní povinnosti (GDPR, čl. 6, písm. b) a c)

Město Horšovský Týn provozuje kamerový systém na území města ve správě Městské policie. Záznam je uchováván po dobu nezbytně nutnou pro objasňování možných přestupků a předání záznamu orgánům činným v trestním řízení a pouze na vyžádání. Záznam jsou oprávnění vyvolat pouze k tomu oprávnění zaměstnanci Městské policie Horšovský Týn. Obrazový záznam je pořizován za účelem ochrany majetku a zdraví, bez Vašeho souhlasu na základě oprávněného zájmu (GDPR, čl. 6, písm. f). Území, které je pod dohledem kamerového systému, je označeno cedulemi s upozorněním.

Dalšími dílčími účely zpracování je zpracování obrazového nebo obrazového a zvukového záznamu, které pokud nám neukládá nebo neumožňuje jiný právní důvod (např. právní povinnost, veřejný zájem nebo oprávněný zájem), zpracováváme pouze s Vaším souhlasem (GDPR, čl. 6, písm. a). Souhlas je udělován dobrovolně, svobodně a jeho neudělení nelimituje poskytnutí jiných služeb.

Veškeré dokumenty obsahující osobní údaje podléhají určení doby zpracování interní Spisovou a skartační směrnicí, procesy zpracování zaměstnanci MěÚ Horšovský Týn jsou řízeny Směrnicí o Ochraně osobních údajů. Po skončení účelu zpracování a uplynutí lhůt pro zpracování (uchování) jsou dokumenty skartovány nebo anonymizovány.

Předávání Osobních údajů

Osobní údaje zpracovávají převážně přímo řádně proškolení zaměstnanci Města Horšovský Týn, k předání dochází pouze výjimečně těmto kategoriím příjemců:

Kategorie zpracovatelů (příjemců)

• Dotčené správní orgány, úřady, organizace, jiní účastníci správního řízení, soudy, lékaři
• Banky, pojišťovny, zdravotní pojišťovny, FÚ, Externí školitelé (BOZP, PO, povinné proškolení), Závodní lékař (pracovněprávní agenda)
• Město Horšovský Týn je v řadě procesů zpracovatelem pro centrální správní úřady, dochází k předání osobních údajů správcům-úřadům (MDČR, MVČR, MZe, MŽP, MSp, MKČR, Celní správa, SFŽP, NPÚ, ČSÚ, IZS, Policie ČR atd.
• Externí právní poradce
• Úřad práce
• Dopravci
• Fotografové
• Dodavatelé IS
• Administrátor dotačních projektů, administrátor profilu zadavatele

Předávání osobních údajů do zahraničí

Osobní údaje nejsou předávány do zahraničí.

Práva subjektů údajů podle GDPR

Za podmínek stanovených GDPR máte:

1. Právo na přístup k osobním údajům

Dle čl. 15 GDPR má subjekt údajů právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje následující práva:

• získat potvrzení, zda zpracovává osobní údaje,

• získat informace o účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU,
• získat kopii osobních údajů v případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob.

2. Právo na opravu nepřesných údajů

• Dle čl. 16 GDPR má subjekt údajů právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm bude Město Horšovský Týn zpracovávat.

3. Právo na výmaz

• Při dodržení podmínek dle čl. 17 GDPR má subjekt údajů právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají

4. Právo na omezení zpracování

• Dle čl. 18 GDPR má subjekt údajů do doby vyřešení podnětu právo na omezení zpracování, pokud bude popírat přesnost osobních údajů, důvody jejich zpracování nebo pokud podá námitku proti jejich zpracování.

5. Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů

• Při dodržení podmínek dle čl. 21 GDPR má subjekt údajů právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu oprávněného zájmu.

6. Právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů

• Subjekt údajů má právo obrátit se na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) v případě, že se domníváte, že bylo porušeno Vaše právo na ochranu osobních údajů.

Žádosti o plnění svých práv můžete podávat:

• osobně na podatelně Města Horšovský Týn
• písemně podepsanou žádostí
• e-mailem za předpokladu použití elektronického podpisu prokazující totožnost osoby
• datovou schránkou

Odvolat souhlas se zpracováním můžete písemně nebo elektronicky s využitím kontaktů na Město Horšovský Týn.